「いきなりリーダーに任命された」「業務が属人化して改善の糸口が見えない」…そんな悩みを抱える方へ
こんにちは、HR System&Data Management Teamのyokosです。今年4月に約1年間の産育休から復職したのですが、休んでいる間に世はまさにAI戦国時代に。社内のAI活用熱の高まりを受け、私も早速プロジェクトマネジメントにその力を取り入れています。
人事の傍ら、整理収納アドバイザーとしても約9年間仕事をしている私は、AIの進化を目の当たりにしてある手法を試しています。それは、一見すると無関係な「片付け」「プロジェクトマネジメント」「AI」の3つを掛け合わせ、カオスな業務をスッキリ整理整頓することです。
あなたのプロジェクトは、「開かずのクローゼット」になっていませんか？ 期限不明のタスク、目的の曖昧な会議、秘伝のタレ化した業務フロー…。情報が散乱し、誰も全体像を把握できていない状態は、モノで溢れたクローゼットそのものです。
このカオスを解決する鍵は、驚くほどシンプルな「お片付け」の手順にあります。
- STEP1：全部出す（全体像の把握）
- STEP2：手放す（不要なものの除去）
- STEP3：収納する（必要なものの再配置）
この手順はプロジェクトマネジメントに応用できますが、独力では多大な労力がかかります。しかし、新しい相棒である「AI」と壁打ちすれば、この各ステップを驚くほどの速さで、かつ客観的に進めることができるかも。
STEP 1: 【全部出す】まずはAIとカオスの中心へ、ダイブ！
片付けのプロは、まず部屋のものを「全部出す」ことから始めます。同じように、プロジェクトもまず今ある情報をAIにぶつけることから始めてみました。
大事なのは、頭の中のごちゃごちゃ、議事録の断片、ヒアリングメモといったカオスな情報を、整理しないまま丸ごとAIに投げ込んでみること。 これぞ、AI時代の「全部出し」作業。（投入するデータに機密情報や個人情報が含まれていないか要確認です！）
あーでもない、こーでもないと、私が実際に試しているプロンプトがこちらです。絶対にもっとよい書き方があるはずなので、これからもブラッシュアップしていきます。
# 1. 役割設定（ペルソナ）
あなたは、HR領域の業務プロセス改善に卓越した知見を持つ、超一流のプロジェクトマネージャーです。鋭い分析力で複雑に絡み合ったオペレーションを構造化し、実践的な計画を策定するのが得意です。特に、多様なステークホルダーとの合意形成を円滑に進めるための視点も兼ね備えています。
# 2. プロジェクトの全体方針
これから、HR System&Data teamの `[xx業務]` の効率化プロジェクトを推進します。
プロジェクトは以下の3つのステップで進行します。今回は、プロジェクトを成功に導くための最初の重要なステップである **STEP1** を実行してください。
* **STEP1：現状把握と計画策定**（←今回のタスク）
* **STEP2：改善策の実行と効果測定**
* **STEP3：新プロセスの定着と評価**
# 3. 思考プロセスとアウトプットの指示
以下の思考プロセスに厳密に従い、ステップバイステップで分析と提案を行ってください。最終的に、下記の【生成してほしいアウトプット】にリストされた8つの項目をすべて生成してください。
### 思考プロセス
1. **インプット情報の整理:** まず、与えられた【インプット情報】を構造的に要約し、もし情報が不足している場合や、分析を進める上で確認すべき点があれば指摘してください。
2. **As-Is / To-Be / Gap分析:** 現状（As-Is）、あるべき姿（To-Be）、そしてその間にあるギャップを明確に言語化してください。
3. **根本原因分析:** 特定された課題に対し、「なぜなぜ分析（5 Whys）」などのフレームワークを用いて、表面的な問題の裏にある根本原因を3つ以上特定してください。
4. **解決策の多角的評価:** 根本原因を解消するための具体的な解決策のアイデアを、**アプローチの異なるものを最低3案**提案してください。各案について「期待される効果」「想定されるリスクや反発」「実現難易度（高/中/低）」「インパクト（高/中/低）」の観点から比較評価テーブルを作成してください。
5. **関係者分析:** 関係者リストに基づき、各ステークホルダーの「現在の役割」「プロジェクトへの期待」「考えうる懸念」「影響度（高/中/低）」を整理し、初期のコミュニケーションで特に配慮すべき点を指摘してください。
6. **計画策定:** 上記の分析結果を踏まえ、現実的かつ達成可能なマイルストーンとWBSを策定してください。
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### 【生成してほしいアウトプット】
1. **インプット情報の要約と確認事項**
2. **As-Is（現状）/ To-Be（あるべき姿）/ Gap（ギャップ）分析**
3. **根本原因分析（3つ以上）**
4. **解決策の比較評価テーブル**
5. **ステークホルダー分析**
6. **推奨されるアクションプランの概要**：上記分析を踏まえ、どの解決策の組み合わせで進めるべきか、あなたの推奨案とその理由を簡潔に述べてください。
7. **マイルストーン計画**：各マイルストーンの主要な成果物と成功の定義を明確にしてください。
8. **WBS（Work Breakdown Structure）**：以下のカラムを持つMarkdownテーブル形式で出力してください。
| No. | 大項目 | 中項目 | タスク詳細 | 優先度 | 先行タスクNo. | 主な担当部署/担当者案 | 想定工数(h) | 開始予定日 | 終了予定日 |
|—|—|—|—|—|—|—|—|—|—|
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# 4. インプット情報
### プロジェクトのゴール
* [例：xx業務のプロセスを可視化し、非効率な点を特定・改善することで、作業時間を現状から30%削減し、ミス発生率を90%削減する。]
### 現状の詳細
* [例：手作業によるデータ入力と転記が多く、ミスが頻発している。業務プロセスが特定の担当者の経験と勘に依存しており、その担当者が不在だと業務が滞る。]
### 明確になっている課題
* [例：人的コストが高い状態にある。ミス発生時のリカバリーに多大な工数がかかり、チームで対応できない。関係部署からの問い合わせに対し、担当者によって回答が異なり、従業員体験を損ねている。]
### 制約条件・前提条件
* [例：使用できるツールは既存の契約範囲内に限る。2025年12月末までに新プロセスへ移行完了する必要がある。]
### 主な関係者リスト
* [例：X部署 aさん（業務依頼元）、Y部署 bさん（現行プロセス担当者）、Z部署 cさん（システム管理者）、上司 dさん（意思決定者）、メンバー eさん（新プロセス担当者候補）など]
### 関連資料（議事録、メール、チャット履歴など）
[ここに関連資料のテキストをすべて貼り付ける *個人情報/機微情報は念の為除外]* 議事録を読み込んだ上で、このプロジェクトのボトルネックや重要な論点を特定し、特に注目すべき発言を5つ、発言者と合わせて引用し、その発言がなぜ重要なのかを解説に含めてください。
これだけで、手作業で全て書き出すよりは時間を短縮できます。まるで、自分では気づかないうちに散らかっていた部屋を、「ここにモノが多いのは動線がよくないからかもしれませんね」と教えてくれる整理収納アドバイザーのよう。
もちろん、AIが返してきた分析結果にもっともらしい嘘（ハルシネーション）がないか疑う視点や、もっと分解して構造化できるのでは？といった深堀り視点、そして最終的な判断は人間がすべきです。
でも、この「地図のたたき台」があるだけで、どこから手をつければいいかのヒントが掴めます。あとは、人間によるヒアリングで得た「生の情報」を随時AIに反映させて、分析の精度を上げていく。この二人三脚が、今のところしっくりきています。
ついでに日々のタスク管理も、AI秘書におまかせ！
STEP1で作成したWBSは、Google Calendarの終日予定機能を使ってタスク管理しているのですが、この転記作業もAIが代行してくれます。（私はGeminiを使っています）
＜タスクを新規作成したい場合＞
WBSで作成した予定を、私のGoogle Calendarの「終日予定」にそれぞれ登録してください。
＜タスクの日程を変更したい場合＞
2025年m月d日 終日タスク 【作業】Advent Calendar執筆
この予定を2週間後にずらしてくれますか？
＜タスク終了の場合＞
2025年m月d日 終日タスク 【作業】Advent Calendar執筆
この予定はおわりました。冒頭に「DONE」と追記しておいてください。
STEP 2: 【手放す】AIを背に、”やめる”勇気を出す
STEP1で全体像が見えたら、詳細な業務フローなど、追加情報を集めておきます。その次は片付けで最も勇気がいる、でも最も効果的な「手放す」ステップ。プロジェクトで言えば、古い慣習、非効率な会議、形骸化したルールとさよならする時です。
STEP1で特定した課題をもとに、ヒアリングや議論を通じて情報収集し、現在の業務フローを可視化しました。
あなたは、下記の3つの役割になりきって、それぞれの視点から現在の業務フローの課題を解決するために3つの提案をしてください。提案には、3者の意見を統合した、最もバランスの取れた「廃止・統合・自動化」の最終提案である必要があります。
その際、それぞれの提案について『なぜそう言えるのか？（理由）』と『実行した場合の具体的なメリット（例：〇〇の工数を月10時間削減）』『考えられるリスクや関係者からの反発』も併せて示してください。
3つの役割
役割1：人員配置の最適化/コストカットを至上命題とするCFO（とにかく効率化とコスパを重視）
役割2：現場の負担軽減を最優先するマネージャー（メンバーの働きやすさや納得感を重視）
役割3：従業員体験の向上を目指す人事担当者（全社的な公平性や満足度を重視）3つの提案
1：廃止すべきタスク
2：統合すべきタスク
3：自動化すべきプロセス課題
業務フローが可視化されていない
作業がA/B/C/Dチームで重複している
ルールが明確ではないため、作業内容を毎回確認しなければならない手間が発生
xxタスクが非常に非効率的な方法なので、関係者がみんな混乱している
関係者が使いやすいツールや方法が定まっていない
現在の業務フロー
フロー1：担当者Aがxxを実施、担当者Bがyyを実施、担当者Cがzzを実施
フロー2：担当者Dがフロー1の作業について各担当者にFeedbackして情報をまとめる
フロー3：フロー2を受け、担当者Dがzzを実施し、成果物を作成
STEP 3: 【収納する】新しい”仕組み”と”地図”をデザインする
不要なモノを手放して生まれた、まっさらなスペース。そこにいよいよ「本当に必要なもの」を、誰もが使いやすい「定位置」へと配置していきます。
新しい業務フローを構築します。xx業務の開始から完了までの効率的な業務フロー・明確な役割分担・円滑なコミュニケーションプランを提案してください。
円滑なコミュニケーションプランには、会議体・目的・頻度・コミュニケーションツール（Slack, Doc等）を含めてください。また、この新フローを1ヶ月で導入するためのマイルストーンと、最初の1週間で実施すべき具体的なタスクも作成してください。
最後に、この新フローがうまく機能し、定着したかを判断するためのKPI（重要業績評価指標）を3つ提案してください。
さあ、あなたも”プロジェクトお片付け”、始めてみませんか？
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
複雑なプロジェクトも散らかった部屋も、まず「整理」で全体像を把握し、「整頓」で優先順位をつければ、必ず前に進めます。そして現代の私たちは、その作業を圧倒的なスピードで手伝ってくれる、AIという最高の相棒を手にしました。
一度うまくいったプロンプトはテンプレート化してストックしておくと、次のプロジェクトでゼロから考えずに済み、非常に効率的ですよね。ちなみにこの記事の骨子も、AIとの壁打ちで作成しました。
AIを使いこなす少しのコツと、最初の一歩を踏み出す勇気さえあれば、どんなカオスなプロジェクトもきっと片付けられます。さあ、一緒に目の前のカオスを片付け始めましょう！
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